Интеграция с другими системами
Что мы предлагаем?
- Готовые задокументированные интерфейсы подключения к СЭД по простым технологиям REST API;
- Возможность отправки документов в СЭД и получения оперативной информации о текущем статусе документа из СЭД – как в режиме «онлайн», так и по расписанию;
- Возможность поиска и получения выборки документов из СЭД по различным критериям в стороннюю систему;
- Возможность получить информацию о штатной структуре или справочниках контрагентов из внешней системы в СЭД.
Обмен документами с контрагентами в электронном виде (Диадок, СБИС):
- Подписано соглашение с контрагентами об обмене документами в электронном виде (с использованием ЭП).
- Контрагент присылает через оператора электронного документооборота (ОЭД) пакет документов (первичные бухгалтерские документы, договоры, письма и прочее).
- Организация получает эти документы в своей СЭД и обрабатывает под свой бизнес-процесс.
- Документы, требующие подписания со стороны организации, подписываются в интерфейсе СЭД согласно процессу организации и передаются контрагенту через ОЭД.
Аналогичным образом можно отправлять свои документы контрагентам из СЭД, при этом полный пакет подписанных обеими сторонами документов будет хранится в СЭД.
Электронный документооборот между федеральными и региональными органами власти (МЭДО):
- Орган власти готовит документ в своей СЭД и подписывает файл документа ЭП.
- СЭД подключается к МЭДО либо напрямую (если орган власти является зарегистрированным участником), либо через шлюз центрального аппарата органов власти текущего региона.
- Документ отправляется адресату в электронном виде по защищенному каналу связи – как участнику МЭДО, так и региональным органам власти, а также представительствам (тем, кто не является зарегистрированным участником МЭДО).
- Поддерживается обмен документами с грифом ДСП.
- Все изменения в форматах МЭДО (на основе законодательства) поставляются с обновлением СЭД.
Работа с договорами из CRM-системы (CRM Dynamix)
- Менеджер по работе с клиентами из CRM-системы в карточке клиента инициирует подготовку проекта договора;
- В СЭД с помощью механизмов интеграции создается карточка проекта договора с заполненными реквизитами клиента, если договор типовой, то СЭД предлагает набор типовых форм договоров, если форма договора клиентская – то предлагает добавить файл с компьютера;
В CRM-системе появляется ссылка на карточку проекта договора в СЭД с текущей версией;
В СЭД запускается процесс согласования договора согласно регламенту договорной работы и зашитому в СЭД маршруту;
Информация о текущем статусе согласования отправляется в CRM-систему и отображается в карточке клиента;
При наличии замечаний по договору, вся работа по созданию новых версий договора и устранению замечаний ведется в СЭД;
В случае утверждения договора в СЭД, в CRM-системе отображается информация об утверждении и ссылка на утвержденную версию;
Отправка клиенту договора по e-mail может выполняться как из СЭД, так и из CRM-системы.
Работа с договорами из бухгалтерской системы (1C: УПП, SAP)
- Инициатор договора готовит проект договора в СЭД с помощью средств СЭД: заполняет карточку договора, указывает контрагента из справочника, добавляет файл или формирует файл договора на основе типовых шаблонов в СЭД;
- Согласование проекта договора выполняется в СЭД согласно регламенту договорной работы и заданному маршруту;
- В случае получения замечаний по договору, все корректировки вносятся инструментами СЭД;
- При утверждении договора, выполняется его регистрация в СЭД;
- Финальная версия через интеграционные механизмы выгружается в бухгалтерскую систему: с привязкой к контрагенту создается договор, заполняются атрибуты из карточки (сумма, предмет, сроки и т.п.);
- Передается файл финальной версии договора и ссылка на карточку в СЭД;
- В будущем при появлении дополнительных соглашений к этому договору, информация о доп.соглашениях также появляется в бухгалтерской системе с привязкой к этому договору.
Работа с приказами по личному составу из кадровой системы
- В кадровой системе готовится проект приказа, добавляется файл приказа;
- С помощью интеграционных механизмов в СЭД создается карточка проекта приказа, заполняются атрибуты приказа и добавляется файл из кадровой системы;
- В СЭД выполняется согласование приказа по заданным заранее маршрутам;
- В кадровую систему возвращается текущий статус согласования приказа и ссылка на актуальную версию;
- В случае успешного утверждения приказа, выполняется регистрация приказа в СЭД, фиксируется последняя версия файла приказа, формируется pdf-файл с нанесенными атрибутами (номером, датой регистрации приказа, факсимиле утвердившего приказ и т.п.);
- В кадровой системе с помощью интеграционных механизмов появляется информация о регистрационном номере приказа.